เกี่ยวกับการลา

รายงานการปฏิบัติงานต่างกับรายงานข้อมูลดิบอย่างไร ?
รายงานข้อมูลดิบ คือข้อมูลที่บันทึกประวัติการสแกนเข้า-ออกทั้งหมดของบุคลากรในแต่ละวัน ไม่ว่าจะสแกนกี่ครั้ง ระบบจะเก็บไว้ทั้งหมดตามเวลาจริงที่เกิดขึ้น
รายงานการปฏิบัติงาน คือรายงานที่ระบบประมวลผลจากข้อมูลดิบ โดยปกติระบบจะดึง "เวลาที่สแกนครั้งแรกสุด" เป็นเวลาเข้างาน และ "เวลาที่สแกนครั้งสุดท้าย" เป็นเวลาเลิกงาน เพื่อนำมาคำนวณชั่วโมงการทำงาน การมาสาย หรือการทำงานล่วงเวลา (OT)
ถ้าบังเอิญเผลอสแกนบัตรตอนใดๆ ก็ตามที่ไม่ใช่เวลาที่ตั้งใจเลิกงาน ต้องทำอย่างไร ?
หากท่านยังไม่เลิกงาน ให้ปฏิบัติงานตามปกติ และเมื่อถึงเวลาเลิกงานจริง ให้ทำการสแกนออกอีกครั้ง ระบบรายงานการปฏิบัติงานจะดึงข้อมูลการสแกน "ครั้งสุดท้าย" ของวันนั้นเป็นเวลาเลิกงานที่ถูกต้องให้โดยอัตโนมัติ
ถ้ามาสแกนบัตรตั้งแต่ 7.00 น. แต่ไม่แน่ใจว่าตนเองได้สแกนบัตรแล้วหรือยัง จึงมาสแกนเข้างานอีกทีตอน 9.00 น. ระบบจะแสดงเวลาใดเป็นเวลาเข้างาน
ระบบรายงานการปฏิบัติงานจะแสดงเวลา 07.00 น. เป็นเวลาเข้างานค่ะ เนื่องจากระบบจะยึดข้อมูลการสแกน "ครั้งแรกสุด" ของวันเป็นหลัก (แม้ข้อมูลดิบจะปรากฏทั้ง 2 เวลาก็ตาม)
ถ้ารายงานการปฏิบัติงานของตนเองแสดงเวลาไม่ถูกต้อง ควรทำอย่างไร ?
ให้บุคลากรจัดทำ "บันทึกข้อความชี้แจง" ถึงสาเหตุที่เวลาปฏิบัติงานคลาดเคลื่อน (เช่น ลืมสแกน, ระบบขัดข้อง, หรือไปราชการ) พร้อมแนบหลักฐาน (ถ้ามี) เสนอต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นเพื่อพิจารณาอนุมัติ จากนั้นให้นำส่งบันทึกข้อความที่ได้รับอนุมัติแล้วมาที่กองบริหารงานบุคคล เพื่อให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการปรับปรุงข้อมูลในระบบให้ถูกต้องค่ะ
ถ้ารายงานการปฏิบัติงานของบุคลากรในหน่วยงานแสดงเวลาไม่ถูกต้อง ควรทำอย่างไร ?
ในฐานะผู้บังคับบัญชาหรือผู้ดูแลหน่วยงาน ควรแจ้งให้บุคลากรรายนั้นรับทราบและดำเนินการทำบันทึกข้อความชี้แจงตามขั้นตอนในข้อ 4 เมื่อผู้บังคับบัญชาตรวจสอบข้อเท็จจริงและเซ็นรับรองแล้ว จึงรวบรวมส่งกองบริหารงานบุคคลเพื่อปรับแก้ในระบบต่อไป
ถ้าตอนเช้ามาทำงาน 8.45 น. และต้องการลาช่วงบ่ายจะสแกนเวลาออกได้ตอนกี่โมง ?
การลางานช่วงบ่ายตามเวลาราชการปกติจะเริ่มต้นที่เวลา 13.00 น. ดังนั้น ท่านสามารถสแกนเวลาออกได้ตั้งแต่เวลา 12.00 น. (เวลาพักเที่ยง) เป็นต้นไปค่ะ (หมายเหตุ: การมาทำงาน 08.45 น. หากท่านไม่ได้เลือกเวลาเข้างานแบบ Flexible Time ที่ครอบคลุมเวลานี้ จะถือว่าเข้างานสายในช่วงเช้า แต่ไม่มีผลกระทบกับการสแกนออกเพื่อลาพักในช่วงบ่ายค่ะ)
บุคลากรในสังกัดสำนักงานอธิการบดีทุกคนสามารถเข้าทำงานแบบ Flexible Time ใช่หรือไม่ ?
ไม่ใช่ทุกคนค่ะ การใช้สิทธิเข้าทำงานแบบ Flexible Time จะต้องพิจารณาจาก "บริบทของภาระงาน" เป็นสำคัญ บางตำแหน่งที่ต้องให้บริการหรือประสานงานหลักในช่วงเวลาราชการปกติ (08.30 - 16.30 น.) อาจไม่สามารถใช้สิทธินี้ได้ ทั้งนี้ การอนุมัติให้ใช้ Flexible Time จะอยู่ในดุลยพินิจของผู้อำนวยการกองหรือหัวหน้าหน่วยงาน เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบต่องานราชการและการให้บริการ
หากบุคลากรในงานเดียวกันมี 3 คน ทุกคนต้องการเข้างาน เวลา 9.30 น. ทุกคน หัวหน้างานควรทำอย่างไร
ตามหลักการบริหารงานทรัพยากรบุคคล หัวหน้างาน ไม่อนุญาต ให้บุคลากรทั้ง 3 คนเข้างานเวลา 09.30 น. พร้อมกันทั้งหมดได้ค่ะ หัวหน้างานจะต้องบริหารจัดการอัตรากำลังโดยยึดหลัก "การปฏิบัติงานต้องไม่หยุดชะงักและผู้รับบริการต้องไม่ได้รับผลกระทบ" ควรใช้วิธีพูดคุยเพื่อตกลงหมุนเวียน (Rotate) เวลาเข้างาน โดยต้องมีบุคลากรอย่างน้อย 1-2 คน ปฏิบัติงานในช่วงเวลาทำการปกติ (08.30 น.) เพื่อคอยรับเรื่องและให้บริการประสานงานค่ะ
การลางานครึ่งวันเช้า จะต้องระบุข้อมูลในแบบใบลา On Line ว่าเริ่มต้นลาเวลาเท่าไร ระบุอย่างไร ?
ในระบบใบลา ให้ระบุช่วงเวลาลางานครึ่งวันเช้า คือ ตั้งแต่เวลา 08.30 น. ถึงเวลา 12.00 น.
การลางานครึ่งวันบ่าย จะต้องระบุข้อมูลในแบบใบลา On Line ว่าเริ่มต้นลาเวลาเท่าไร ระบุอย่างไร ?
ในระบบใบลา ให้ระบุช่วงเวลาลางานครึ่งวันบ่าย คือ ตั้งแต่เวลา 13.00 น. ถึงเวลา 16.30 น.

เกี่ยวกับลาประชุม

ขั้นตอนการขอความอนุเคราะห์ใช้ห้องประชุม มีแนวทางปฏิบัติอย่างไร ?
บุคลากรสามารถดำเนินการติดต่อผ่านระบบจองห้องประชุมออนไลน์กับเจ้าหน้าที่ โดยต้องระบุรายละเอียดที่สำคัญให้ครบถ้วนและชัดเจน ได้แก่ วัน เวลา และจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อให้การบริหารจัดการพื้นที่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
การส่งหนังสือเชิญประชุม ควรดำเนินการแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าเป็นระยะเวลาเท่าใด
ควรดำเนินการแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 3 ถึง 7 วันทำการ ทั้งนี้ ระยะเวลาอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเร่งด่วนของวาระการประชุมและระดับของผู้เข้าร่วมประชุม
ผู้ใดมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม ?
หน้าที่ในการจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม อาทิ ระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุม และเอกสารแนบอื่น ๆ เป็นความรับผิดชอบของหน่วยงานที่เป็นเจ้าภาพจัดการประชุม หรือหน่วยงานเจ้าของวาระนั้น ๆ
กรณีที่มีความจำเป็นต้องเลื่อนกำหนดการประชุม ต้องดำเนินการแจ้งผู้ใด ?
ต้องดำเนินการแจ้งฝ่ายเลขานุการการประชุมหรือผู้ประสานงาน พร้อมระบุเหตุผลความจำเป็น กรณีที่มีผู้บริหารระดับสูงเข้าร่วมประชุม จะต้องนำเสนอผู้มีอำนาจเพื่อพิจารณาอนุมัติก่อน จึงจะสามารถแจ้งเปลี่ยนแปลงกำหนดการอย่างเป็นทางการได้
กระบวนการบันทึกและจัดทำรายงานการประชุม มีขั้นตอนอย่างไร ?
ผู้ได้รับมอบหมายให้บันทึกการประชุมจะต้องจดบันทึกรายละเอียดตามระเบียบวาระ จากนั้นจึงจัดทำร่างรายงานการประชุมเพื่อเสนอให้ที่ประชุมพิจารณารับรองความถูกต้อง ก่อนที่จะดำเนินการเผยแพร่หรือจัดเก็บเป็นหลักฐานทางราชการต่อไป
การจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มีแนวทางปฏิบัติอย่างไร ?
การจัดการประชุมผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ มีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้
- ดำเนินการขออนุมัติการจัดการประชุมออนไลน์
- จัดส่งจุดเชื่อมต่อเพื่อเข้าร่วมประชุมให้แก่ผู้เข้าร่วมล่วงหน้า
- ดำเนินการทดสอบระบบภาพและเสียงก่อนถึงกำหนดการประชุมจริง
จัดให้มีเจ้าหน้าที่เทคนิคคอยดูแลและแก้ไขปัญหาตลอดระยะเวลาการประชุม
- ทำการบันทึกภาพเคลื่อนไหวและข้อความสนทนา เพื่อนำไปใช้ประกอบการจัดทำรายงานการประชุ
ระยะเวลาในการเก็บรักษารายงานการประชุม กำหนดไว้อย่างไร ?
ะยะเวลาการจัดเก็บจะพิจารณาจากประเภทของการประชุม ดังนี้
การประชุมภายในหน่วยงาน ให้เก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลา 3 ถึง 5 ปี
การประชุมระดับคณะกรรมการหรือระดับนโยบาย ให้เก็บรักษาไว้อย่างน้อย 10 ปี หรือพิจารณาเก็บรักษาไว้เป็นการถาวร หากเป็นวาระที่มีการตัดสินใจในประเด็นสำคัญ